บริษัทของเราเหมาะกับพื้นที่สำนักงานประเภทไหน?

ธุรกิจแต่ละธุรกิจก็ย่อมมีความแตกต่างในความต้องการ หรือแม้กระทั่งแต่ละบริษัทในธุรกิจประเภทเดียวกัน (Industry) เดียวกันก็ยังมีความต้องการที่แตกต่างกันออกไป หรือแม้แต่บริษัทๆหนึ่ง ก็ย่อมมีความต้องการที่แตกต่างออกไปอีกขึ้นอยู่กับจังหวะเวลา และสภาวะของบริษัทในขณะนั้น

การเลือกพื้นที่สำนักงานที่ดี จะต้องสามารถสะท้อนความต้องการของธุรกิจคุณลงไปได้อย่างครบถ้วน ดังนั้นสำนักงานที่เหมาะกับคุณ จะไม่ใช่เพียงแต่อยู่ในทำเลที่ดี ใกล้จุดขึ้นลงทางด่วนหรือรถไฟฟ้า หรือไม่ใช่เพียงแค่อยู่ในอาคารที่สวยงาม มีอาหารการกินเพรียบพร้อมสำหรับพนักงานทุกระดับ จริงอยู่ที่ลักษณะทำเลและสิ่งอำนวยความสะดวกของอาคารเป็นสิ่งที่ทุกคนต้องการ แต่การเข้าใจในความต้องการและลักษณะการใช้งานที่แท้จริงในเชิงลึกและเฉพาะเจาะจง จะมีบทบาทที่สำคัญอย่างยิ่งในการส่งเสริม ผลักดันความสำเร็จของธุรกิจคุณให้ดำเนินงานได้ราบรื่น ควบคุมต้นทุนในการดำเนินงานได้ดี และมีภาพลักษณ์ที่เหมาะสม

ก่อนที่จะตัดสินใจเลือกพื้นที่สำนักงาน เราอยากให้คุณตอบคำถามเหล่านี้ให้ได้ก่อน

บริษัทของคุณอยู่ในช่วงใดของธุรกิจ ?

บริษัทคุณเพิ่งเริ่มต้น มีพนักงานเพียง 2-5 คน อาจมีการเปลี่ยนแปลงในอนาคตได้มากโดยอาจมีการเติบโตแบบฉับพลัน ฯล เติบโตจนค่อนข้างมีความมั่นคงแล้ว มีพนักงานระดับเกิน 10 คนขึ้นไป สามารถคาดเดาการเติบโตและความต้องการของบริษัทได้ค่อนข้างแน่นอน

คุณมีพนักงานในบริษัท มากน้อยเท่าไร และจะเติบโตเป็นเท่าไรภายในอนาคต 1-2 ปี
คุณมีความพร้อม (หรือความต้องการ ) มากน้อยเพียงใดที่จะลงทุนตกแต่งพื้นที่ออฟฟิศใหม่ของคุณ ?
คุณทำธุรกิจที่จะต้องมีลูกค้าเข้ามาติดต่องานเป็นประจำหรือไม่ หรือลักษณะงานของคุณเป็น Back office ที่ทำงานธุรการเป็นหลักไม่ได้มีการต้องติดต่อกับผู้คน – ภาพลักษณ์ของสำนักงานจำเป็นสำหรับคุณมากหรือน้อย ?
คุณตอบได้หรือไม่ว่าความต้องการเฉพาะของธุรกิจของคุณคืออะไร ?

คุณต้องการอยู่ใกล้กับโกดังเก็บสินค้า , ต้องการการเชื่อมต่อสู่สนามบิน , ต้องการสถานที่ๆสามารถใช้เสียงดังที่เกิดจากการซ่อมบำรุง , ต้องการความยืดหยุ่นในการผูกมัด การทำสัญญาเพียงระยะสั้นเนื่องจากมีการดำเนินงานลักษณะเป็นโปรเจ็ค , ฯลฯ

คำถามดังกล่าว จะเป็นตัวชี้วัดว่าคุณเหมาะกับพื้นที่สำนักงานประเภทใด ซึ่งเราสามารถจัดเป็นประเภทใหญ่ๆ ได้ 3 ประเภทดังนี้ เพื่อไม่ให้บทความนี้ยาวจนเกินไป จึงจะขอพูดถึงเพียง คำจำกัดความของสำนักงานแต่ละประเภทเท่านั้นโดยท่านสามารถคลิก เพื่อดูรายละเอียดข้อดีข้อเสียของอาคารสำนักงานแต่ละประเภทได้ ตามลิ้งค์ด้านล่าง :

Home Office หรือสิ่งปลูกสร้างสำหรับใช้เป็นที่อยู่อาศัย และเป็นออฟฟิศด้วยในอาคารเดียวกัน โดยปกติมักอยู่ในรูปของ อาคาร Stand-Alone , อาคารพาณิชย์, ทาวเฮ้าส์ ( คลิกที่นี่ เพื่ออ่านข้อดีข้อเสียเพิ่มเติม )
Office Building อาคารสำนักงานที่ถูกสร้างขึ้นสำหรับใช้เป็นสำนักงานโดยเฉพาะ แบ่งเช่าให้กับผู้เช่าหลายรายซึ่งปกติผู้เช่าสามารถ เลือกเช่าขนาดที่ตนต้องการได้ ภายในอาคารจะมีการตกแต่งเพื่อให้ดูเป็นทางการเป็นธุรกิจ และมีการจัดเตรียมพื้นที่และสาธารณูปโภคส่วนกลางไว้ให้ เช่นที่จอดรถ, ห้องน้ำส่วนกลาง , ลิฟท์ , ศูนย์อาหาร , พื้นที่สำหรับร้านค้าปลีกประเภทต่างๆ , ห้องประชุม , ศูนย์ออกกำลังกาย, ฯลฯ ทั้งนี้สาธารณูปโภคต่างๆจะมากหรือน้อยแตกต่างกันไปในแต่ละอาคาร Office building ที่เราจะพูดถึงในที่นี้คือการเช่าพื้นที่ว่าง (conventional space) จากอาคารสำนักงาน ซึ่งลักษณะพื้นที่ที่ได้นั้นปกติจะ เป็นพื้นที่ว่าง พื้นเป็นคอนกรีต มีฝ้าเพดานแบบ T-Bar ให้ และผู้เช่าต้องทำการตกแต่งพื้นที่ ปูพื้น จัดหาเฟอร์นิเจอร์และ เครื่องใช้สำนักงานเอง ( คลิกที่นี่ เพื่ออ่านข้อดีข้อเสียเพิ่มเติม )
Serviced Office ออฟฟิศสำเร็จรูป โดยปกติแล้วจะเป็นการแบ่งเช่าช่วงพื้นที่ในอาคารสำนักงานเกรด A หรือ B+ ที่อยู่ในทำเลดี ใกล้สถานีรถไฟฟ้า หรือรถไฟใต้ดิน มีสาธารณูปโภคส่วนกลางเพรียบพร้อม โดยออฟฟิศสำเร็จรูปนี้จะมีการตกแต่งพื้นที่อย่างสมบูรณ์ แบ่งกั้นเป็นห้องขนาดต่างๆกัน โดยปกติ ขนาด 2 – 8 ที่นั่ง โดยผู้เช่าสามารถหิ้วกระเป๋าเอกสารและคอมพิวเตอร์แลปทอปเข้าไปนั่งทำงานได้ทันที โดยออฟฟิศสำเร็จรูปนี้จะเตรียมระบบอินเตอร์เน็ต สายโทรศัพท์ เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องโทรสาร เครื่องชงกาแฟ และเครื่องดื่มอื่นๆในห้องจัดเตรียมอาหาร ห้องประชุม และพนักงานต้อนรับเอาไว้พร้อม สำหรับผู้เช่าทุกคนสามารถใช้ได้ (คลิกที่นี่ เพื่ออ่านข้อดีข้อเสียเพิ่มเติม )

คำแนะนำทั่วไปของเราคือ ถ้าบริษัทของคุณยังมีขนาดเล็ก (พนักงาน 2-8 คน) และยังอยู่ในช่วงเพิ่งเริ่มต้นที่ยังไม่รู้ว่าธุรกิจจะเติบโตได้อย่างที่ตั้งใจไว้หรือไม่ เราแนะนำให้คุณหาสำนักงานสำเร็จรูปหรือ Serviced Office ไปก่อนในช่วงนี้เพราะสามารถประหยัดเงินลงทุนในการตกแต่งสำนักงานจากพื้นที่เปล่า การจ้างพนักงาน admin เช่นพนักงานต้อนรับหรือพนักงานทำความสะอาด ท่านยังสามารถประหยัดการลงทุนซื้ออุปกรณ์สำนักงานราคาแพง รวมทั้งประหยัดการเช่าพื้นที่สำหรับทำพื้นที่ต้อนรับลูกค้า และพื้นที่ห้องประชุม ซึ่งโดยมากไม่ได้มีพนักงานใช้งานในส่วนนี้ตลอดเวลา แต่ท่านยังต้องเสียค่าเช่าสำหรับพื้นที่ส่วนนี้ทุกเดือน การเช่า Serviced Office นี้ยังมีข้อดีเรื่องของสัญญาเช่าซึ่งมักมีความยืดหยุ่นกว่า ผู้เช่าสามารถทำสัญญาระยะสั้นเป็นเดือนต่อเดือน รายหกเดือน รายปี หรือ 3 ปีเหมือนการเช่าพื้นที่ว่างบนอาคารสำนักงานแบบปกติก็ได้

ผู้บริหารบริษัทฯหลายๆคนมักคิดว่าการเช่า Serviced Office เป็นการสิ้นเปลือง เพราะผู้ให้บริการจะต้องคิดกำไรจากการเช่าพื้นที่ และการใช้เครื่องถ่ายเอกสาร การเช่าห้องประชุม ซึ่งก็เป็นความจริง แต่การเปรียบเทียบ Conventional Office VS Serviced office ควรคำนวณโดยการคิด Occupancy cost ทั้งหมด โดยคิดรวมค่าใช้จ่ายจิปาถะ เช่นค่าทำความสะอาด ค่าตกแต่งพื้นที่ ค่าไฟสำหรับระบบปรับอากาศ ค่าบำรุงรักษาเครื่องมือเครื่องใช้ต่างๆ ฯลฯ เข้าไปด้วย จึงจะเป็นการเปรียบเทียบที่ถูกต้อง และยังต้องไม่ลืมนับความยุ่งยากและกินเวลาในการทำกิจกรรมที่ไม่เป็น Core Business ของบริษัท เช่นการจัดการสรรหา โทรนัดพนักงานซ่อมบำรุงเครื่องถ่ายเอกสาร การสรรหาและฝึกฝนพนักงานต้อนรับที่มักมี Turnover สูง เป็นต้น

เมื่อบริษัทของคุณเติบโตขึ้นจนมีพนักงานมากขึ้น สามารถประเมินทิศทางของบริษัทได้มากขึ้น ว่าในปีถัดไปเป้าการเจริญเติบโตของบริษัทจะเป็นเท่าไร และต้องมีพนักงานเพิ่มขึ้นเท่าไร มีพนักงานระดับ 10 คนขึ้นไป เราจึงเริ่มแนะนำให้ลูกค้าเริ่มมองหาพื้นที่ว่างสำหรับตกแต่ง (Conventional Space) เนื่องจากจะมีการประหยัดต่อขนาดมากขึ้น การจ้างพนักงานต้อนรับของท่านก็จะเป็นค่าใช้จ่ายที่ถัวเฉลี่ยกับรายรับ -รายจ่ายอื่นๆได้มากขึ้น มีความคุ้มค่าที่จะซื้ออุปกรณ์สำนักงานเป็นของตัวเองเพราะมีผู้ใช้งานจำนวนมาก รวมทั้งสามารถที่จะผูกพันกับสัญญาเช่าในระยะยาวขึ้นได้ ฯลฯ

ท่านอาจเลือกพิจารณาการเช่า Home Office หรือ Standalone Office แทนการเช่าพื้นที่บนอาคารสำนักงานก็ได้ขึ้นอยู่กับความต้องการของบริษัท แต่ปกติ เรามักแนะนำให้บริษัทที่ค่อนข้างเติบโต และต้องการภาพลักษณ์ที่ดีให้เลือกเช่าพื้นที่ในอาคารสำนักงานมากกว่า เนื่องจากการรับรู้ (Perception) ของคนส่วนมากมักเชื่อถือบริษัทที่มีสำนักงานในอาคารสำนักงานชั้นนำ มากกว่า Home office ยกเว้นท่านมีความต้องการเฉพาะของธุรกิจ เช่นต้องการเปิด Showroom ด้านล่างของสำนักงาน หรือต้องมีการใช้เสียงดัง ฯลฯ การใช้ Home Office จึงอาจเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมขึ้นนั่นเอง